Bab 03 · Pelanggan
Data Pelanggan
Cara mencatat dan mengelola data pelanggan (member) di Lensiro — mulai dari menambah pelanggan, mengisi detail seperti refraksi dan poin, sampai mengatur level keanggotaan.
Pengertian
Modul Pelanggan menyimpan data setiap pembeli yang bertransaksi di toko. Data ini dipakai untuk mengenali pembeli pada tiap transaksi Penjualan sekaligus menyimpan riwayatnya.
Dari satu data pelanggan, toko bisa:
- Mencatat transaksi penjualan atas nama pelanggan tertentu.
- Melihat riwayat pembelian pelanggan.
- Menyimpan hasil pemeriksaan mata (refraksi) dan rekam medis.
- Menghitung poin loyalitas berdasarkan transaksi.
- Menyimpan kontak (nama, telepon, alamat, email) untuk komunikasi dan pencarian cepat.
Modul ini dibuka dari menu Pelanggan. Di dalamnya ada beberapa tab: Daftar (daftar pelanggan), dan — bila diaktifkan — Kampanye serta WA Inbox untuk komunikasi.
Tampilan: Menu Pelanggan
Fitur Utama
- Tambah & ubah pelanggan lewat form bertab.
- Detail pelanggan dengan tab Informasi Dasar, Refraksi, Penjualan, Rekam Medis, Point, dan WhatsApp.
- Master Level untuk mengelompokkan pelanggan (mis. Reguler, VIP, VVIP).
- Poin loyalitas yang tercatat otomatis dari transaksi, plus penyesuaian poin manual.
Langkah Penggunaan
Membuka Form Tambah Pelanggan
Form pelanggan bisa dibuka lewat dua cara.
Cara 1 — dari menu Pelanggan:
- Buka menu Pelanggan, lalu tab Daftar.
- Klik tombol Tambah Pelanggan di kanan atas halaman.
Tampilan: Tombol Tambah Pelanggan
Cara 2 — dari form Penjualan:
- Buka transaksi penjualan (Penjualan Langsung atau Penjualan Order).
- Pada kolom Pilih Pelanggan, klik tombol Buat.
Tampilan: Tombol Buat pelanggan pada form Penjualan
Kedua cara membuka form yang sama, sehingga isiannya identik.
Mengisi Data Pelanggan
Form terbagi menjadi tiga bagian: Identitas, Kontak & Cabang, dan Catatan. Kolom bertanda bintang wajib diisi.
Tampilan: Form Input Pelanggan
| Kolom | Keterangan |
|---|---|
| Nama lengkap (wajib) | Nama lengkap pelanggan. |
| No. identitas (KTP) | Nomor KTP atau identitas lain (opsional). |
| Jenis kelamin | Pilih Laki-Laki atau Perempuan. |
| Tanggal lahir | Untuk keperluan promo ulang tahun; tidak boleh melebihi hari ini. |
| No. telepon (wajib) | Nomor aktif / WhatsApp; hanya boleh berisi angka. Dipakai untuk pencarian cepat. |
| Alamat email (opsional). Satu email tidak bisa dipakai dua akun. | |
| Cabang asal (wajib) | Cabang tempat pelanggan didaftarkan. |
| Level keanggotaan | Level pelanggan (mis. Reguler, VIP), jika Master Level sudah dibuat. |
| Alamat | Alamat lengkap pelanggan. |
| Catatan (Memo) | Catatan tambahan: preferensi, alergi, catatan servis, dll. |
Centang Kirim email (cek validasi email) bila ingin mengirim email sambutan sekaligus memverifikasi alamat email.
Tips: Isi Nama dan No. telepon dengan benar — keduanya jadi kunci pencarian pelanggan saat transaksi berlangsung.
Menyimpan Data
Setelah semua kolom diisi, klik tombol Tambah pelanggan di bawah form (saat mengubah data, tombolnya menjadi Simpan perubahan). Sistem menampilkan notifikasi bila data berhasil disimpan.
Detail Data Pelanggan
Setiap pelanggan punya halaman detail berisi beberapa tab yang saling terhubung, sehingga kasir, optician, maupun admin bisa melihat riwayat pelanggan secara menyeluruh. Tab yang muncul menyesuaikan hak akses pengguna:
- Informasi Dasar — identitas & kontak
- Refraksi — resep & riwayat pemeriksaan mata
- Penjualan — order & pembelian
- Rekam Medis — hasil pemeriksaan
- Point — poin loyalitas
- WhatsApp — inbox & template pesan
Tab Informasi Dasar
Berisi data utama yang diisi saat pendaftaran (cabang, nama, no. identitas, level, alamat, telepon, email, jenis kelamin, tanggal lahir, dan memo). Data dapat diperbarui kapan saja lewat form yang sama, lalu klik Simpan perubahan.
Tab Refraksi
Tab ini mencatat hasil pemeriksaan mata pelanggan. Setiap entri tersimpan sebagai riwayat yang dikelompokkan per tanggal, sehingga perubahan kondisi mata bisa dipantau dari waktu ke waktu.
Tampilan: Form Refraksi
Isi kolom pada panel Tambah refraksi:
| Kolom | Keterangan |
|---|---|
| Tipe | Sumber ukuran: Lensa Lama, Auto Ref, atau Hasil Refraksi. |
| Sisi | Pilih Kanan atau Kiri (tiap sisi diinput terpisah). |
| SPH | Nilai sferis (rabun jauh/dekat). |
| CYL | Nilai silinder untuk astigmatisme. |
| AXIS | Sudut silinder dalam derajat. |
| ADD | Tambahan lensa baca untuk bifokal/progresif. |
| PD / MPD | Jarak antar pupil (milimeter). |
| VISUS | Tingkat ketajaman penglihatan. |
Setelah diisi, simpan entri tersebut; datanya masuk ke riwayat refraksi di sisi kanan layar. Entri yang salah dapat dihapus lewat ikon Hapus pada baris terkait.
Tab Point
Menampilkan total poin pelanggan beserta riwayatnya. Selain poin yang tercatat otomatis dari transaksi, pengguna bisa menambah atau menyesuaikan poin secara manual lewat panel Tambah / sesuaikan poin (isi jumlah dan keterangan, lalu klik Tambah poin).
Tampilan: Info Poin Pelanggan
Riwayat poin memuat kolom Sumber, Jumlah, Tanggal, dan Keterangan. Besaran poin per transaksi mengikuti Pengaturan Poin (lihat halaman Pengaturan Point Pelanggan).
Tab Penjualan
Menampilkan seluruh transaksi pelanggan — nomor invoice, tanggal, item yang dibeli, dan totalnya. Invoice bisa dibuka langsung dari sini tanpa perlu masuk ke menu laporan terpisah.
Tampilan: Riwayat Pembelian Pelanggan
Master Level
Pengertian
Master Level mengelola tingkatan pelanggan seperti Reguler, VIP, atau VVIP. Level dipakai sistem untuk memberi pengali poin (multiplier) yang berbeda per level pada Pengaturan Poin, dan memudahkan pengelompokan pelanggan.
Membuka Master Level
Klik tombol Master Level di halaman Daftar pelanggan.
Tampilan: Tombol Master Level pada halaman Pelanggan
Sistem menampilkan pop-up Kelola Member Level untuk menambah, mengedit, atau menghapus level.
Tampilan: Pop-up Kelola Member Level
Menambah, Mengedit, dan Menghapus Level
- Tambah: ketik nama level pada bagian Tambah Level Baru (contoh: Gold, Platinum), lalu klik Tambah. Level baru muncul di daftar Level yang Tersedia.
- Edit: klik ikon pensil pada level, ubah namanya, lalu klik Simpan.
- Hapus: klik ikon tempat sampah, lalu konfirmasi.
Catatan: Level yang masih dipakai pelanggan tidak bisa dihapus. Sistem menolak dengan pesan "Level tidak dapat dihapus, karena masih ada pelanggan yang memiliki level ini". Pindahkan dulu pelanggan ke level lain sebelum menghapus.
Catatan & Tips
- Data Refraksi, Point, dan Penjualan langsung tercatat di sistem pusat dan bisa diakses pengguna sesuai hak aksesnya.
- Riwayat pelanggan berguna untuk pelayanan lanjutan (pembuatan lensa baru), pengingat kontrol mata, dan promo berdasarkan riwayat transaksi.
- Gunakan level untuk membedakan strategi harga dan loyalitas — misalnya Reguler tanpa bonus, VIP dan VVIP dengan multiplier poin lebih tinggi.
