Bab 04 · Pembelian
Order Pembelian
Cara membuat order pembelian ke supplier atau antar cabang, memantau status barang dan pembayaran, mencatat pembayaran, dan menerima barang sampai stok bertambah di gudang.
Pengertian
Order Pembelian dipakai untuk mencatat pembelian barang dari supplier atau perpindahan barang antar cabang. Satu order menyimpan daftar barang, harga beli, status pesanan, pembayaran, dan penerimaan barang dalam satu tempat.
Ada dua tipe order yang bisa dipilih lewat toggle Tipe Pembelian di atas daftar:
- Eksternal (Supplier) — beli barang dari pemasok luar.
- Internal (Antar Cabang) — ambil barang dari cabang lain.
Saat barang diterima, stok cabang otomatis bertambah, jadi tidak perlu input ulang ke Gudang.
Fitur Utama
- Daftar order dengan filter status barang, status bayar, cabang, supplier, kategori barang, nomor faktur, ID, dan keterangan.
- Dua indikator status pada tiap order: Status Barang dan Status Bayar.
- Pencatatan pembayaran bertahap (cicil) dengan metode Cash, Debit, atau Credit.
- Penerimaan barang bertahap — bisa terima sebagian dulu, sisanya menyusul.
- Jatuh tempo pembayaran yang bisa terisi otomatis dari termin supplier.
Langkah Penggunaan
1. Buka daftar order
Klik menu Pembelian → Order pada sidebar. Halaman menampilkan seluruh order beserta status barang dan status bayarnya.
Tampilan: Daftar Order Pembelian
2. Tambah order baru
Klik tombol Tambah Pembelian Order di kanan atas. Sistem membuka form order pembelian.
Tampilan: Form Order Pembelian (Informasi Dasar dan Pemilihan Barang)
Informasi Dasar
Isi data utama order:
| Kolom | Keterangan |
|---|---|
| Cabang | Cabang tujuan penerima barang (wajib) |
| Supplier / Supplier Cabang | Pemasok untuk tipe Eksternal, atau cabang asal untuk tipe Antar Cabang (wajib) |
| Tipe Harga | Jenis harga yang dipakai untuk mengisi harga beli barang (opsional) |
| Diskon | Potongan nilai order (opsional) |
| Tanggal Order | Tanggal pemesanan |
| Jatuh Tempo | Batas pembayaran; terisi otomatis dari termin supplier bila ada (opsional) |
| Keterangan | Catatan tambahan (opsional) |
Tampilan: Informasi Dasar
Kotak Ringkasan Order di bawah menampilkan total barang, jenis barang, subtotal, diskon, dan total akhir.
Pemilihan Barang
Bagian kanan dipakai untuk menambahkan barang:
- Ketik nama barang di kolom Cari Barang Existing.
- Jika barang belum ada, gunakan Buat Barang Baru untuk menambah barang langsung dari sini.
Tampilan: Pencarian dan pemilihan barang
3. Periksa daftar barang terpilih
Barang yang dipilih muncul di tabel Daftar Barang Terpilih.
Tampilan: Daftar Barang Terpilih
Kolomnya:
- Barang — nama barang
- Harga Beli — harga per unit dari supplier
- Jumlah — jumlah yang dipesan
- Harga Jual — harga jual referensi
- Keterangan — catatan per barang
- Aksi — hapus barang dari daftar
Setelah semua benar, klik Buat Pembelian Order di kanan bawah untuk menyimpan.
4. Pantau status order
Order baru muncul di daftar dengan Status Barang Pending dan Status Bayar Belum Dibayar.
Tampilan: Kolom Status Barang dan Status Bayar
- Status Barang: Pending → Telah Pesan → Diterima Sebagian → Diterima. (Untuk Antar Cabang ada tahap Terkirim.)
- Status Bayar: Belum Dibayar → Dibayar Sebagian → Sudah Dibayar.
5. Ubah status barang
Klik tombol pada kolom Status Barang untuk membuka jendela Manage Purchase Order.
Tampilan: Jendela Manage Purchase Order — tab Status
Pilih Telah Pesan setelah order dikonfirmasi ke supplier, lalu klik Update Status. Status Diterima Sebagian dan Diterima tidak dipilih manual — keduanya diatur otomatis berdasarkan penerimaan barang.
Catatan: Status tidak bisa diubah lagi setelah ada penerimaan barang. Untuk mengubahnya, hapus dulu semua penerimaan di tab Penerimaan.
6. Catat pembayaran
Klik tombol pada kolom Status Bayar untuk membuka detail pembayaran.
Tampilan: Jendela pembayaran order
Isi datanya:
- Metode Pembayaran — Cash, Debit, atau Credit (Debit/Credit meminta info bank)
- Pembayar — karyawan yang melakukan pembayaran
- Tanggal Pembayaran
- Jumlah Pembayaran — tidak boleh melebihi sisa tagihan
Klik Tambah Pembayaran untuk menyimpan. Pembayaran bisa dicicil beberapa kali sampai lunas.
7. Terima barang
Buka lagi jendela Manage Purchase Order dari kolom Status Barang, lalu pindah ke tab Penerimaan dan klik + Terima Barang Baru. (Status barang harus minimal Telah Pesan agar penerimaan bisa dibuat.)
Tampilan: Form Terima Barang Baru
Isi kolomnya:
- Penerima dan Tanggal Terima
- No. Faktur dari supplier
- Jumlah barang diterima pada kolom Terima (bisa sebagian)
Klik Terima Barang untuk menyelesaikan. Stok cabang otomatis bertambah, dan status barang menjadi Diterima Sebagian atau Diterima sesuai jumlah yang sudah masuk.
Catatan & Tips
- Pembayaran dan penerimaan barang adalah dua proses terpisah — tidak harus dibayar dulu sebelum menerima barang.
- Gunakan tombol Set Semua ke Max di form penerimaan untuk mengisi seluruh sisa barang sekaligus.
- Riwayat penerimaan tersimpan di tab Penerimaan dan bisa diedit atau dihapus bila ada kesalahan.
