Gudang

Modul “Gudang” berfokus pada pengelolaan stok barang dan penyimpanan data master barang. Di dalamnya mencakup proses memantau jumlah stok, memeriksa penyebab perubahan stok, hingga mengatur informasi maupun status barang yang beredar.

Stok

Stok mengacu pada persediaan fisik barang di setiap cabang. Setiap cabang memiliki stok terpisah untuk memudahkan pelacakan ketersediaan barang berdasarkan lokasi. Sejumlah proses seperti pembelian, penjualan, retur, mutasi stok, serta penyesuaian (stock adjustment) dapat memengaruhi jumlah stok di gudang.

• Stok diatur secara terpisah berdasarkan cabang, sehingga apabila terdapat dua cabang berbeda, maka barang yang sama akan memiliki jumlah stok masing-masing.

• Kenaikan dan penurunan stok dicatat otomatis ketika terjadi transaksi terkait, misalnya penambahan stok saat pembelian, dan pengurangan stok saat penjualan.

• Terdapat fitur penyesuaian stok (stock adjustment) untuk koreksi manual jika ditemukan ketidaksesuaian antara catatan dan jumlah fisik barang.

• Proses mutasi stok (stock mutation) digunakan untuk memindahkan persediaan dari satu cabang ke cabang lain.

Penyebab Bertambah/Berkurang

Berikut adalah beberapa sumber perubahan stok dan bagaimana pengaruhnya terhadap penambahan atau pengurangan stok:

| Sumber              | Penambahan Stok                     | Pengurangan Stok                     |
| --------------------| ----------------------------------- | ------------------------------------ |
| Pembelian           | Ya (barang masuk ke gudang)         | -                                    |
| Penjualan           | -                                   | Ya (barang keluar dari gudang)       |
| Retur Pembelian     | -                                   | Ya (barang dikembalikan ke supplier) |
| Retur Penjualan     | Ya (barang masuk kembali ke gudang) | -                                    |
| Stok Opaname        | Tergantung jumlah plus/minus        | Tergantung jumlah plus/minus         |
| Mutasi Stok         | Berkurang pada cabang asal          | Bertambah di cabang tujuan

Beberapa poin penting:

• “Retur Penjualan” menambah stok karena barang yang sebelumnya terjual dikembalikan oleh pelanggan ke gudang.

• “Retur Pembelian” mengurangi stok karena barang yang sudah dibeli dan masuk stok dikirim balik ke supplier.

• “Penyesuaian Stok” dilakukan untuk koreksi manual, misalnya ketika ada selisih hasil inventaris fisik. Nilai + (plus) menambah stok, sedangkan nilai – (minus) mengurangi stok.

Penjelasan Filter Stok

Di halaman "Stok", Anda dapat menggunakan berbagai filter untuk mencari barang tertentu, menampilkan stok barang di cabang tertentu, dan lain-lain. Fitur pencarian dan filter dapat mencakup:

1. Nama Barang

2. Kategori / Sub Kategori

3. Brand / Sub Brand

4. Ukuran (Spherical, Cylinder, ADD)

5. Warna

6. Rentang Stok (misalnya stok > 0, stok < 0)

7. Cabang

Dengan menggunakan filter ini, Anda dapat:

• Menemukan barang yang stoknya lebih rendah dari jumlah minimal.

• Memeriksa stok barang hanya di cabang tertentu.

• Mencari barang menurut merek, warna, atau resep lensa tertentu (apabila menjual kacamata/lensa).

Barang

Perbedaan Barang dan Stok

Barang (Item)

• Merupakan data master.

• Memuat informasi detail seperti kode, nama, kategori, brand, warna, ukuran, serta harga.

• Barang tidak terbatas pada satu cabang, sehingga data barang seragam dipakai di seluruh cabang.

Stok (Stock)

• Merupakan jumlah persediaan fisik untuk suatu barang di cabang tertentu.

• Dipengaruhi oleh proses keluar-masuk barang (penjualan, pembelian, retur, mutasi, dsb.).

Penjelasan Kode Barang

Kode Barang adalah pengenal unik yang digunakan untuk memudahkan pencarian dan pencatatan transaksi.

Format Kode Barang:

• Umumnya menggunakan kombinasi huruf dan angka (misal: “FRM-001”, “LN-1234”).

• Format bisa didesain sesuai kebijakan perusahaan, contoh berbasis kategori atau brand.

Pencarian Berdasarkan Kode:

• Dapat dilakukan di fitur pencarian stok maupun pembuatan transaksi.

• Memasukkan kode di kolom pencarian biasanya lebih akurat dan cepat daripada menggunakan nama barang.

Konsep Barang Aktif / Tidak Aktif

Barang Aktif

• Barang yang masih siap digunakan dalam transaksi apa pun (penjualan, retur, pembelian, dll.).

Barang Tidak Aktif:

• Barang ini tidak muncul di opsi pemilihan barang saat transaksi baru.

• Penonaktifan biasanya dilakukan jika barang sudah tidak dijual lagi atau stok kosong secara permanen.

• Tujuannya untuk merapikan tampilan dan menghindari kesalahan input.

Setel Harga Barang

Pengaturan harga jual atau harga beli dapat dilakukan dengan:

1. Masuk ke menu “Barang” atau “Item”.

2. Buka detail barang yang akan disetel harganya.

3. Ubah nilai “Harga Jual” atau “Harga Supplier”.

4. Simpan perubahan.

Sebagian sistem mungkin menyediakan modul terpisah bernama “ItemPrice” atau “Harga Barang” untuk menetapkan harga spesifik per supplier atau per cabang. Jika demikian, pastikan untuk:

• Memilih tipe harga (misalnya “SUPPLIER” atau “BRANCH”).

• Mengisi harga yang sesuai.

• Menyimpan perubahan agar harga tercatat.

Barcode

Sistem dapat menggunakan kode barang sebagai acuan barcode, atau memiliki fitur pencetakan barcode khusus. Hal ini tergantung dukungan fitur pada aplikasi. Beberapa langkah umum:

1. Pengaturan Kode: Pastikan kode barang sudah diatur agar siap dicetak sebagai barcode.

2. Fitur Pencetakan (jika tersedia):

   • Pilih barang yang akan dicetak barcode-nya.

   • Tentukan jumlah label barcode yang dibutuhkan.

   • Cetak barcode melalui printer khusus barcode.

3. Penggunaan Barcode:

   • Ketika melakukan penjualan/pembelian, Anda dapat memindai barcode untuk mempercepat pencarian barang.

Demikian penjelasan singkat mengenai modul Gudang yang meliputi Stok dan data Barang. Panduan ini diharapkan membantu Anda memahami cara kerja sistem pengelolaan persediaan di Lensiro. Jika masih memerlukan penjelasan tambahan, silakan merujuk ke dokumentasi terkait lainnya atau hubungi tim dukungan.

Stok Mutasi

Mutasi stok merupakan proses pemindahan barang dari satu gudang (cabang) ke gudang (cabang) lainnya. Proses ini biasanya dilakukan untuk mengatasi ketidakseimbangan stok antar gudang. Misalnya, jika suatu cabang memiliki stok berlebih sementara cabang lain kekurangan stok, maka stok tersebut dapat dipindahkan agar penjualan di semua cabang tetap lancar.

Langkah-langkah Melakukan Mutasi Stok

1. Masuk ke menu “Stok Mutasi” di sistem.

2. Klik tombol “Tambah Mutasi” (atau sejenisnya) untuk memulai proses.

3. Tentukan “Dari Cabang” dan “Ke Cabang” yang diinginkan.

4. Lengkapi kolom-kolom penting:

   • “Pengirim”: Pilih pengguna (karyawan) yang bertanggung jawab mengirim stok.

   • “Tanggal Kirim”: Atur tanggal proses pengiriman stok dilakukan.

   • “Memo”: Tuliskan catatan atau keterangan tambahan jika diperlukan.

5. Tambahkan barang-barang yang akan dikirim:

   • Gunakan fitur “Pilih Barang” atau serupa, lalu tentukan jumlah cakupan stok yang akan dikirim.

   • Sistem akan menampilkan sisa stok di cabang pengirim untuk memastikan jumlah stok mencukupi.

6. Periksa kembali rincian mutasi sebelum disimpan. Pastikan:

   • Jumlah stok yang akan dikirim sesuai dengan kebutuhan.

   • Tidak ada barang yang terlewati atau salah jenis.

7. Klik “Lakukan Mutasi” (atau tombol bertuliskan “Simpan”, “Kirim”, dsb.) untuk menyelesaikan.

   • Setelah ini, status mutasi akan berubah menjadi “Terkirim” (tergantung alur sistem).

8. Apabila sudah tiba di gudang tujuan, lakukan penerimaan stok:

   • Masuk kembali ke daftar “Stok Mutasi”.

   • Pilih data mutasi yang ingin diperbarui.

   • Tekan tombol “Terima Stok” (atau serupa), kemudian isi data penerima dan keterangan tambahan jika ada.

   • Klik “Terima” (atau tombol serupa) untuk mengubah status menjadi “Selesai”.

Stok Opname

Stok opname adalah proses pencocokan data stok di sistem dengan kondisi fisik di gudang. Tujuannya untuk memastikan keakuratan data dan mendeteksi adanya selisih stok.

Pentingnya Stok Opname

• Menjaga agar catatan stok di sistem selalu sesuai dengan jumlah fisik.

• Mencegah terjadinya kecurangan atau kesalahan pencatatan.

• Mengevaluasi pemakaian barang dan melakukan penyesuaian jika ada selisih.

Permintaan Stok

Bagian “Permintaan Stok” berkaitan dengan proses penambahan stok untuk memenuhi kebutuhan di suatu cabang, terutama jika stok barang di cabang tersebut tidak mencukupi. Berikut penjelasan lebih lengkap:

Tujuan Utama

• Digunakan untuk memastikan ketersediaan stok barang di cabang yang memerlukan.

• Biasanya dipicu oleh permintaan penjualan (sale) yang tidak bisa dipenuhi karena stok kosong atau menipis.

Pihak Terkait

• Bagian Gudang/Cabang yang membutuhkan stok.

• Bagian Gudang/Cabang lain yang akan mengirim stok (jika proses mutasi dilakukan).

• Admin yang dapat menyetujui proses permintaan (approve).

• Bagian Pembelian (purchasing) apabila permintaan stok dilanjutkan dengan penerbitan Purchase Order (PO).

Keuntungan

• Mempermudah tracking atau pelacakan stok untuk item tertentu.

• Mencegah kehabisan stok di cabang yang memerlukan.

• Menjamin alur permintaan menjadi lebih sistematis dan terdokumentasi.

Penjelasan Operasi Permintaan Stok

Membuat Permintaan Stok

• Pengguna memilih cabang asal stok (Dari Cabang) dan cabang tujuan (Ke Cabang).

• Pilih item (barang) dan tentukan jumlah yang dibutuhkan.

• Sistem akan membuat “Permintaan Stok” dengan status awal “Pending”.

Persetujuan (Approval)

• Admin/Gudang yang berwenang mengecek permintaan.

• Admin dapat meninjau detail item, jumlah, serta keperluan permintaan stok.

• Jika disetujui, permintaan stok akan diperbarui dengan penanda bahwa sudah “Approved” (disetujui).

Tindakan Lanjutan

Setelah permintaan stok disetujui, ada dua opsi tindakan:

a) Penerbitan Purchase Order (PO)

• Jika stok tidak bisa dipenuhi dari cabang lain atau memang memerlukan barang baru dari supplier, admin dapat membuat Purchase Order (PO) dari permintaan stok tersebut.

• Sistem akan otomatis memasukan item permintaan stok ke dalam form pembuatan PO.

• Status permintaan stok berubah menjadi “Pembelian” apabila sudah termasuk ke dalam Purchase Order.

b) Mutasi Stok Antar Cabang

• Jika cabang lain memiliki stok yang cukup, admin dapat melakukan mutasi stok.

• Barang akan dikirim dari cabang yang memiliki stok ke cabang yang membutuhkan.

• Apabila mutasi selesai diterima, status permintaan stok akan diperbarui menjadi “Selesai”.

Catatan Penting

1. Monitor dan Kelola Status

   – Selalu pantau status permintaan stok di halaman “Permintaan Stok”. Sistem akan menampilkan status “Pending”, “Approved”, “Purchasing”, hingga “Selesai”.

2. Histori Transaksi

   – Riwayat permintaan stok terbantu oleh data pada sistem, sehingga Anda dapat melakukan penelusuran apabila terjadi selisih atau kesalahan stok.

3. Integrasi dengan Penjualan dan Pembelian

   – Fitur Permintaan Stok terintegrasi dengan data penjualan (sale) dan pembelian (purchase order). Sehingga dapat membantu proses pemesanan barang baru atau memindahkan stok antar cabang secara efisien.

Dengan memahami tahapan di atas, proses “Permintaan Stok” dapat dijalankan secara sistematis dan meminimalkan risiko kekurangan stok.