Pada bagian ini, kita akan membahas proses penjualan di Lensiro, mulai dari pembuatan Sales Order (SO) hingga proses After Service. Selain itu, akan dijelaskan juga mengenai cara kerja poin member (Member Points) serta pemberian kompensasi kepada pelanggan.
Alur Lengkap
Secara umum, alur penjualan di Lensiro mencakup langkah-langkah berikut:
Membuat Sales Order (SO)
Mencatat barang yang dijual, data pelanggan, serta detail lain yang diperlukan (contoh: nomor resep dokter, jika ada).
Menerbitkan Invoice
Menentukan total tagihan, beserta diskon (jika ada).
Pada tahap ini, Anda dapat memverifikasi kembali detail penjualan seperti jumlah barang, harga, dan metode pembayaran.
Pembayaran
Metode pembayaran bisa bermacam-macam, antara lain:
Tunai (Cash)
Transfer Bank (Debit/Kartu Kredit/QRIS)
Pembayaran Asuransi (jika bekerja sama dengan penyedia asuransi tertentu)
Poin (jika pelanggan memiliki poin mencukupi)
Refund (digunakan jika ada pengembalian dana sebelumnya)
Lakukan pencatatan jumlah yang dibayarkan sesuai jenis pembayarannya.
Pengambilan Barang / Fulfillment
Menentukan apakah barang akan diambil langsung oleh pelanggan (pickup) atau perlu dikirim (delivery).
Jika diambil langsung (PICKED_UP), perlu dicatat tanggal dan nomor faktur barang keluar.
Jika dikirim (DELIVERED), pastikan mencatat tanggal pengiriman, alamat, dan kode resi pengiriman jika diperlukan.
After Service (Jika Ada)
Setelah penjualan, pelanggan terkadang membutuhkan layanan tambahan seperti penyesuaian frame kacamata, klaim garansi, atau perbaikan.
Pencatatan After Service memudahkan pelacakan riwayat layanan dan memudahkan pelayanan komplain/garansi.
Pembatalan Penjualan (Jika Diperlukan)
Jika terjadi pembatalan, segera catat alasan pembatalan dan kembalikan stok barang ke gudang (apabila barang sudah terpotong stok).
Pastikan juga melakukan koreksi keuangan dan pembayaran (refund atau penyesuaian tagihan), jika sudah telanjur ada transaksi terkait.
Penjelasan Section Penjualan
Berikut adalah penjelasan singkat setiap bagian utama di menu Penjualan. Pastikan Anda melengkapi atau menyesuaikan dengan kebutuhan spesifik di tempat Anda.
Informasi Dasar
Terdiri dari data pelanggan (bisa diisi jika pelanggan terdaftar), detail barang yang dijual (tipe barang, harga, jumlah), diskon, dan catatan tambahan.
Jika ada resep dokter (untuk kacamata misalnya), isi data dokter (nama dokter, nomor resep) pada form yang tersedia.
Pembayaran
Memilih metode pembayaran (tunai, debit, kredit, asuransi, poin, dan lain sebagainya).
Jumlah pembayaran dapat terbagi ke dalam beberapa metode (misalnya sebagian tunai, sebagian kartu kredit).
Catat nomor rekening/nomor transaksi jika menggunakan metode transfer atau kartu.
Faset
Tahap pemrosesan lensa (jika menjual kacamata). Di Lensiro, faset mengacu pada proses pemotongan dan penyesuaian lensa di lab atau workshop.
Pastikan mencatat status faset (WORKING, SUCCESS, atau FAILED) beserta keterangannya jika gagal.
Pengambilan (Fulfillment)
Bagaimana barang diambil oleh pelanggan:
PICKED_UP (Diambil di toko/cabang)
DELIVERED (Dikirim ke alamat pelanggan)
Lengkapi nomor faktur dan tanggal pengambilan barang. Jika ada jasa kurir, sertakan detail pengiriman.
After Service
Pencatatan respon pelanggan setelah penjualan:
Bisa COMFORTABLE (pelanggan nyaman),
NO_RESPONSE (belum ada respon),
REFRACTION (pelanggan membutuhkan refraksi ulang),
ADJUSTMENT (penyesuaian frame),
COMPLAINT (keluhan),
PENDING_RESPONSE (menunggu tanggapan).
Catat kronologi After Service agar tim dapat menindaklanjuti komplain atau permintaan layanan lanjutan pelanggan.
Pembatalan Penjualan
Pembatalan bisa terjadi karena berbagai alasan (barang hilang, kesalahan input, pelanggan membatalkan, dsb.).
Saat penjualan dibatalkan, sistem akan:
Mengembalikan stok barang (untuk barang yang (sudah) berkurang).
Mencatat alasan dan tanggal pembatalan.
Menghapus/mengurangi data pembayaran terkait atau memproses pengembalian dana (refund).
Konsep Poin Member
Poin Member adalah salah satu fasilitas yang bisa diberlakukan untuk pelanggan terdaftar (member). Dengan poin, pelanggan bisa menerima reward atau potongan langsung saat melakukan transaksi.
Bagaimana Pelanggan Mengumpulkan Poin
Transaksi Penjualan
Setiap kali pelanggan berbelanja, mereka memperoleh sejumlah poin sesuai kebijakan toko (misalnya 1 poin per Rp 10.000).
Poin dicatat secara otomatis (tergantung pengaturan di sistem).
Aktivitas Lain
Tergantung kebijakan promosi (misalnya, pelanggan mendapat poin tambahan saat ulang tahun atau promo khusus).
Bagaimana Redeem Poin di Transaksi
Memilih Metode Pembayaran Poin
Saat penjualan berlangsung, sudah disediakan jenis pembayaran POINT.
Pilih POINT dan masukkan jumlah poin yang ingin digunakan (setara dengan nominal yang bisa dipotong dari total tagihan).
Memotong Saldo Poin
Jika poin digunakan, sistem otomatis mengurangi saldo poin pelanggan.
Pastikan pelanggan memiliki jumlah poin yang cukup.
Masa Berlaku dan Pengecekan Poin (Jika Berlaku)
Masa Berlaku Poin
Sistem dapat mengatur kedaluwarsa poin. Jika melebihi batas waktu, poin akan hangus.
Cara Pengecekan Poin
Bisa dilakukan melalui profil member atau melalui form penjualan saat hendak melakukan pembayaran.
Kompensasi
Kompensasi adalah bentuk kebijakan untuk memberikan manfaat tambahan kepada pelanggan, bisa berupa potongan harga atau barang gratis sebagai ganti ketidaknyamanan atau kesalahan tertentu.
Kompensasi biasanya ditangani sebagai item khusus (SaleCompItem), misalnya:
Diskon tambahan
Gratis Biaya Kirim (ongkir)
Barang pengganti atau penambahan tanpa biaya
Aturan Pemberian
Kapan Kompensasi Berlaku
Apabila barang yang diterima pelanggan rusak, terlambat datang, atau terjadi kesalahan lain dari sisi toko.
Sesuai kebijakan promosi penjualan, misalnya: “Beli kedua gratis 1.”
Prosedur & Persetujuan
Kompensasi tertentu mungkin memerlukan persetujuan level manajer atau supervisor, tergantung prosedur internal.
Catatan penyebab dan nilai kompensasi sebaiknya dicantumkan untuk akuntabilitas.
Pengaruh ke Laporan Penjualan
Kompensasi perlu dicatat dengan benar agar laporan penjualan tetap akurat.
Kompensasi berupa potongan harga akan mengurangi total pendapatan bersih, sedangkan barang gratis akan mengurangi stok tanpa menambah pemasukan.