Order Pembelian di Lensiro digunakan untuk membuat pesanan barang ke supplier dengan tujuan memperkuat stok atau memenuhi kebutuhan tertentu. Beberapa hal penting mengenai konsep Order Pembelian:
Konsep Pengambilan Stok: Barang dipesan dan akan menambah stok ketika barang diterima.
Konsep Pembayaran: Pembayaran bisa dilakukan sebagian (DP) atau langsung penuh, bergantung pada kebijakan perusahaan.
Proses Pembuatan Pesanan: Proses pemesanan dimulai dari memilih cabang pemesan, supplier, mencatat diskon (jika ada), dan memasukkan daftar barang yang dipesan beserta harga beli dan jumlahnya.
Kapan Dilakukan:
Saat stok barang di gudang mulai menipis.
Saat ada permintaan khusus dari pelanggan.
Menambah varian barang baru untuk penjualan.
Langkah-langkah Order
Berikut ini panduan umum membuat Order Pembelian di aplikasi Lensiro:
Akses Menu Order Pembelian
Buka menu “Pembelian” di dalam aplikasi.
Klik tombol “New Order” atau setara, untuk membuat order baru.
Pilih Cabang
Di bagian “Cabang”, pilih cabang yang melakukan pemesanan.
Jika Anda memiliki hak akses hanya untuk satu cabang, kemungkinan pilihan ini sudah otomatis terisi.
Pilih Supplier
Di bagian “Supplier”, pilih nama supplier yang akan Anda tuju.
Pastikan supplier sudah terdaftar. Jika belum, daftarkan melalui menu master data supplier terlebih dahulu.
Isi Diskon dan Keterangan (Opsional)
Jika ada diskon khusus yang diberikan oleh supplier, masukkan nilai diskon pada kolom “Diskon”.
Apabila diperlukan, tuliskan keterangan (memo) terkait pesanan ini.
Tambah Barang yang Dipesan
Cari atau pilih barang dari daftar (misalnya berdasarkan kategori barang).
Setelah barang muncul pada tabel, lengkapi jumlah yang dipesan dan harga beli (supplier price).
(Opsional) Atur harga jual baru jika Anda ingin memperbarui harga jual setelah barang diterima.
Tambahkan catatan (memo) per-barang jika diperlukan.
Cek Perhitungan Total
Total jumlah barang: Menunjukkan total kuantitas yang Anda pesan.
Total jenis barang: Menunjukkan berapa variasi barang yang Anda pesan.
Total sub: Mengalikan jumlah barang dengan harga beli.
Diskon: Kurangi sesuai nilai diskon yang diisi.
Total keseluruhan: Hasil akhir (Total sub – Diskon).
Simpan Order Pembelian
Klik tombol “Buat Pembelian Order” atau tombol serupa (misalnya “Simpan”) untuk memproses pesanan.
Sistem akan membuat catatan Order Pembelian baru.
Konfirmasi dan Lanjutkan Proses
Setelah order tersimpan, status order biasanya “PENDING” atau “ORDERED” tergantung alur kerja di perusahaan.
Proses selanjutnya adalah menunggu barang dikirim supplier, lalu melakukan penerimaan barang.
Retur Pembelian
Retur Pembelian dilakukan ketika barang yang diterima tidak sesuai, rusak, atau terjadi kesalahan pengiriman. Beberapa poin penting mengenai retur:
Alasan Retur: Barang rusak, salah spesifikasi, kuantitas tidak sesuai, atau alasan lain.
Dampak ke Stok: Barang yang diretur akan mengurangi stok (jika sebelumnya sudah masuk stok) atau membatalkan penerimaan stok yang kurang sesuai.
Dampak ke Keuangan: Perlu penyesuaian pembayaran, baik pengembalian dana atau pengurangan utang ke supplier.
Langkah-langkah Retur
Akses Menu Retur Pembelian
Buka menu “Pembelian” di dalam aplikasi.
Pilih sub-menu “Retur Pembelian” atau setara, kemudian klik “New Retur” untuk membuat retur baru.
Pilih Faktur Pembelian (Invoice)
Cari faktur (invoice pembelian) yang barangnya bermasalah.
Aplikasi menampilkan daftar penerimaan barang terkait faktur tersebut.
Tentukan Barang yang Diretur
Setelah invoice dipilih, muncul daftar barang apa saja yang diterima.
Tentukan jumlah barang yang akan diretur (jumlah di kolom “Jumlah Retur”).
Isi Alasan atau Keterangan (Opsional)
Beri catatan alasan retur di kolom “Keterangan”.
Hal ini akan disimpan sebagai dokumentasi proses retur.
Periksa Ringkasan Retur
Pastikan data sudah benar, termasuk jumlah barang yang diretur.
Simpan dan Proses Retur
Klik tombol “Buat Retur Pembelian” atau setara untuk menyelesaikan proses.
Stok akan diperbarui, dan jika ada transaksi keuangan terkait, tim keuangan akan menyesuaikannya. [Tambah Gambar ringkasan_retur_di_sini di sini]
Konfirmasi dengan Supplier
Hubungi supplier jika perlu negosiasi atau konfirmasi barang pengganti.
Pembelian Antar Cabang
Pembelian Antar Cabang digunakan untuk memfasilitasi pemindahan stok antar cabang di dalam perusahaan, seolah-olah “membeli” dari cabang lain. Perbedaan dengan Order Pembelian ke Supplier:
Sumber Barang: Bukan dari supplier eksternal, melainkan dari cabang lain.
Proses Administrasi: Mirip pemesanan ke supplier, tetapi “supplier” di sini adalah cabang internal.
Kapan Dilakukan:
Saat satu cabang memiliki stok berlebih sementara cabang lain kekurangan.
Meningkatkan efisiensi dan perputaran stok di antara cabang.
Langkah-langkah Order Antar Cabang
Akses Menu Pembelian Antar Cabang
Buka menu “Pembelian” di dalam aplikasi.
Cari bagian “Pembelian Antar Cabang” lalu klik “New Order Antar Cabang.”
Pilih Cabang
Pilih cabang yang memerlukan barang (cabang pemesan).
Pilih Cabang Pemasok
Di kolom Supplier (di konteks ini, sebenarnya adalah cabang pemberi stok), pilih cabang yang memiliki persediaan barang.
Isi Diskon dan Keterangan (Opsional)
Jika ada kesepakatan diskon khusus antar cabang, masukkan nilainya di field “Diskon.”
Tulis keterangan (memo) bila ada catatan khusus.
Tambah Barang yang Dipesan
Pilih barang apa saja yang ingin dipindahkan ke cabang Anda.
Isi jumlah, harga yang disepakati, dan (opsional) harga jual baru.
Periksa Ringkasan Total
Sama seperti order pembelian biasa, cek “Total Barang,” “Total Jenis Barang,” “Total Sub,” dan “Diskon.”
Pastikan angka sudah sesuai kesepakatan antar cabang.
Simpan Order Antar Cabang
Klik tombol “Buat Pembelian Order” atau sejenis untuk memproses permintaan stok antar cabang.
Tindak Lanjut
Cabang pemasok mempersiapkan barang dan melanjutkan proses pengiriman internal.
Ketika barang tiba, cabang penerima melakukan penerimaan (receive) untuk menambah stok.